Las mejores prácticas para dirigir equipos virtuales
Desde crear guías de comunicación, hasta descansos colectivos, aquí van unas estrategias para equipos virtuales.
Mantén a los miembros del equipo virtual, involucrados a través de revisiones frecuentes y reconocimientos regulares.
Una comunicación mejor planeada es una clave importante para un liderazgo efectivo en equipos virtuales.
El dirigir equipos virtuales siempre ha sido un reto para los administradores de los grupos, pero la pandemia del COVID-19 y el movimiento de muchos trabajadores a trabajar desde sus casas, ha llevado a un incremento agudo en los equipos virtuales alrededor del mundo. El éxito inesperado de muchos equipos de trabajo remotos, y la preferencia de muchos empleados de continuar trabajando tiempo completo o medio tiempo desde casa, significa que habrá muy posiblemente un incremento en los equipos virtuales y la necesidad de desarrollar mejores estrategias para dirigirlos.
Aquí hay unos consejos probados y verdaderos, para dirigir equipos virtuales, derivados de una investigación en liderazgo.
1. Crear guías de comunicación
Un primer paso crítico en los equipos virtuales, es el crear guías claros de comunicación para gobernar la comunicación del equipo. Debería de ser lo más específica posible, incluyendo todo tipo de comunicación electrónica, y debería de hacerse colaborativamente de forma que todos los miembros del equipo lo “compren” y sigan las reglas.
Por ejemplo, las guís deberían de definir el medio (correo, videoconferencia, texto, etc.) se debería de usar para diferentes tipos de comunicación. Por ejemplo, texto o correo para interacciones rápidas, uno a uno; videoconferencias para discusiones grupales; video o llamada para sesiones de dirección uno a uno, etc. Estas pueden ser tan generales o específicas como el equipo lo desee (por ejemplo, reglas para definir qué información debería de ir en el título de los correos, etc.).
2. Crea guías éticas
Mientras que estás en ello, ¿por qué no crear colaborativamente y explícitamente la guía para asegurarte que los miembros del equipo están haciendo las cosas correctas? Los miembros del equipo puedes responder a preguntas tales como: ¿Qué representamos nosotros? ¿qué es lo que nosotros y nuestros clientes, valoran? Esto no solo mantendrá los miembros del equipo dentro de los límites, pero es una excelente forma de realizar un ejercicio de consolidación del equipo y podría significar que todos los integrantes de comprometan con los valores más internos.
3. Crea un gran equipo
Asegúrate te disponer del tiempo y la energía necesaria, para seleccionar a los miembros del equipo, a través de buenas prácticas de recursos humanos. Seleccionando a miembros con el conjunto de habilidades y experiencia correctas, que beneficien al equipo y su organización. Es una buena idea el revisar tus procesos de revisión y selección, con la mirada dirigida a las necesidades y requisitos especiales para equipos remotos.
4. Establece una estructura del equipo
Clarifica los roles de los miembros del equipo (y el tuyo). Determina y deja claro quién reporta a quién y cuales miembros deberías de trabajar juntos en alguna tarea o proyecto en específico. Con todos estos consejos, es dejar las cosas claras es esencial.
5. Forja colaboración e interdependencia
La simple definición de un “equipo” es que sus miembros son interdependientes (ellos se apoyan los unos a los otros), y trabajan juntos. Busca formas de fomentar las buenas relaciones de trabajo entre los miembros del equipo. Este aspecto de lograr el compromiso para una “consolidación del equipo”, es un reto crucial para los líderes de equipo y uno que ellos necesitan trabajar mucho.
6. Revísalo frecuentemente
Agenda un tiempo para revisar con los miembros del equipo de forma individual y colectivamente. El trabajo remoto significa que no hay oportunidad para “administrar/dirigir solo con caminar alrededor del equipo”. Así que asegúrate de que tienes un contacto frecuente y regular con todos. Ellos deben de sentir que tú estás presente y disponible.
7. Establece confianza
Las relaciones de un buen líder y miembro de un equipo, están basadas en la confianza. Así que se consistente y justo cuando tratas con los miembros del equipo. Déjalos saber que ellos pueden contar contigo. Trabaja en construir relaciones fuertes con cada uno de los miembros del equipo.
8. Mantén a los miembros de tu equipo informados
En todos los problemas más comunes para la mayoría de los líderes esta la limitación de la cantidad de información comunicada los miembros del equipo. Debido a que existen pocas oportunidades de que haya reuniones para información informal en los ambientes virtuales, asegúrate de que estar de forma regular compartiendo información sobre el estatus del equipo, desempeño, y los problemas relacionados con otros equipos y la organización a un nivel más amplio. Esto puede lograrse con un pequeño boletín informativo enviado vía correo electrónico u otra forma de anuncio. Asegúrate de que animes a los miembros del equipo a hacer preguntas. Los miembros del equipo nunca deben de sentir que se han quedado en la oscuridad.
9. Se incluyente
(Estoy pidiendo prestado este concepto, acuñado por mi antiguo estudiante y actual colega Stefanie Johnson, quien es autora del best-seller del mismo nombre). Esto se refiere a los conflictos alrededor de la diversidad, equidad e inclusión. De acuerdo a Johnson, hay dos tipos de necesidades básicas en el ser humano: el pertenecer a algo y el ser único. Un buen líder es “inclusivo” al apoyar en su equipo la diversidad, fomentando diferentes puntos de vista y empatizando con las diferentes perspectivas culturales y experiencias de los miembros del equipo, mientras esto permita a los miembros del equipo sentirse incluidos.
10. Mantén la tecnología actualizada
Esto significa asegurarte de que estás usando la mejor tecnología y plataformas para liderar a tu equipo virtual. Y que los miembros del equipo tengan las mejores herramientas para hacer su trabajo remotamente. No dejes que tecnología pobre robe a tu equipo su buen desempeño y su sentido de unidad.
11. No olvides el entrenamiento
El hecho de que los miembros del equipo no estén en el mismo lugar, no significa que no debería de haber un entrenamiento constante y desarrollo de los empleados. Más y más, entrenamiento es conducido en línea, así que aquí está otra área que requiere de la atención total del líder. Asegúrate de que de forma regular asesores las necesidades de entrenamiento y proveas de buenos recursos para el desarrollo individual y del equipo.
12 Define metas desafiantes (pero asequibles)
Como el entrenamiento, el definir metas puede ser pasado por alto en el ambiente virtual. Involúcrate en mejor prácticos sobre definición de metas.
13. Brinda retroalimentación regular
Asegúrate de que los equipos virtuales pueden ver los resultados de sus esfuerzos en el trabajo y puedan reconocer cuando ellos se quedan cortos, al darles sugerencias constructivas. Esto es un parte crucial del liderazgo de cualquier equipo, pero los equipos virtuales necesitan están regularmente informados acerca de su desempeño, individual o colectivamente.
14. Reconoce y premia
Con el mismo sentido, asegúrate de públicamente reconocer y premiar a los miembros del equipo virtual por sus logros. Se justo en la distribución de los premios.
15. Promueve reuniones informales
Organiza algunas “horas felices virtuales” para trabajadores remotos para socializar juntos y fomentar subgrupos y des estresarse un poco. Debería de existir una regla de que el trabajo no tendrá lugar en estas reuniones informales.
16. Monitorea y administra el conflicto
El conflicto es natural en todos los tipos de equipo, pero el conflicto en equipos virtuales puede ser difícil de detectar, así que los líderes requieren ser particularmente sensible a las señales de advertencia de conflictos interpersonales o intergrupales. Confianza y apertura y comunicación honesta ayudará a que el líder esté más al tanto del conflicto en el equipo y pueda tomar algunas acciones.
17. Toma un descanso (Colectivo)
La investigación sugiere que los equipos virtuales de alto desempeño, de hecho, le dedican más tiempo al trabajo que si estuvieran en un mismo lugar todos. Un ejecutivo me dijo que declaró festejo para todo el equipo, donde todo el equipo había ordenado tomarse un descanso de tres días para recargarse y refrescarse. Descansos compartidos, como el trabajo compartido, puede llevar a una mejor cohesión de equipo.
