Una agenda vaga puede significar resultados vagos.
Posteado el 24 de enero 2024.
PUNTOS CLAVE
- La preparación previa puede determinar si una reunión es útil o una completa pérdida de tiempo.
- Cada reunión debe tener una agenda clara con metas claras que se compartan antes de la reunión.
- Conoce a los participantes de la reunión. No te expongas a una reunión sorpresa. Haz tu tarea.
- Si una reunión no va a ser útil, es mejor no tenerla en primer lugar.
Por un lado, las reuniones pueden ayudar a lograr cosas. Por otro lado, las reuniones pueden ser realmente tediosas, consumiendo enormes cantidades de tiempo. Entonces, ¿cómo evitas que las reuniones se salgan de control y se conviertan en una enorme pérdida de tiempo?
La clave está en la preparación. Cómo resulta una reunión a menudo depende de lo que hagas antes de la reunión. Es un poco como el éxito de un atleta en un partido de campeonato o la actuación de un cantante en un musical, depende de cuánta preparación hagan antes. ¿Entrarías a un partido de fútbol preguntándote por qué tantas personas intentan derribarte y qué debes hacer con ese objeto parecido a una pelota, verdad? De manera similar, ¿por qué entrarías a una reunión sin tener una idea decente de qué esperar?
Entonces, antes de cualquier check-in, reunión, llamada de conferencia, Zoom-doom asegúrate de hacer lo siguiente:
- Establece una agenda muy clara para la reunión.
Si estás organizando la reunión, asegúrate de circular una agenda con anticipación. Si no eres el organizador, asegúrate de que haya una agenda clara y que la conozcas. Una reunión no debería ser como una “hora feliz”, donde simplemente apareces y ves qué sucede. Nunca vayas a una reunión sin saber específicamente de qué se va a hablar. Puedes pedirle cortésmente al organizador que te muestre una agenda clara antes de la reunión. Después de todo, si alguien te pidiera que aparecieras en un callejón oscuro sin mucha explicación, ¿irías?
- Ten metas claras para la reunión, incluyendo una lista de lo que se logrará en la reunión.
La agenda de la reunión no debería ser algo como:
- Hablar
- Hablar un poco más.
- Resumir lo que hablamos.
- Programar la próxima reunión.
En cambio, debería incluir una lista de cosas específicas que esperas lograr al final de la reunión. Estas metas deben ser lo más específicas y concretas posible, y no simplemente algo como “Discutir XYZ”. Recuerda que metas vagas pueden llevar a resultados vagos; metas concretas, resultados concretos.
- Conoce quiénes participarán en la reunión.
Quienes asistan a la reunión determinarán de qué se hablará y qué se logrará. Hay una gran diferencia entre una reunión llena de koalas y una reunión llena de Matt Damons, aunque ambos puedan ser adorables. Tienes derecho a saber quiénes estarán en la mesa de antemano. Esto puede ayudarte a prepararte mejor para la reunión y evitar que se produzca una reunión sorpresa. En las reuniones sorpresa, el organizador trae participantes o temas sorpresa con el objetivo de tomarte desprevenido. Conocer los nombres de los participantes de la reunión no es suficiente. Conoce quiénes son y cuáles podrían ser sus roles en la reunión.
- Haz tu tarea, conoce tu rol y ven preparado.
Cuando veas en la agenda de la reunión un punto como “Supercalifragilisticexpialidoso a discutir”, no asumas simplemente que aprenderás qué diablos significa durante la reunión. En su lugar, haz tu tarea. Asegúrate de entender cada tema tanto como puedas antes de llegar a la reunión. Además, debes saber exactamente qué rol desempeñarás en la reunión. ¿Se espera que lideres la reunión? ¿O se supone que solo tomarás notas? ¿Es tu responsabilidad decir: “¡Quiero la verdad!”? O tal vez eres tú quien debe responder: “¡No puedes manejar la verdad!” Quizás tu rol sea ser el fiel compañero que debe decir: “Soy el viento bajo tus alas” de vez en cuando. Sea cual sea tu rol, debes estar preparado para hacer lo que se supone que debes hacer.
- Lleva materiales relevantes.
No irías a una reunión de intercambio de pasteles sin llevar un pastel, ¿verdad? De manera similar, si se discutirá un documento durante la reunión, lleva una copia del documento contigo y conoce su contenido.
Finalmente, prepárate para escuchar durante toda la reunión y mantener el compromiso. No vayas a la reunión pensando que es una oportunidad para poner al día tus correos electrónicos, desplazarte por las redes sociales o hacer otras tareas. Si una reunión no va a ser útil, es mejor no estar presente o incluso no tener la reunión en primer lugar. Como dijo Yoda una vez: “Hazlo. O no lo hagas. No hay intentar”.
Sobre el autor: Bruce Y. Lee, M.D., M.B.A., es un escritor, periodista, profesor, modelador de sistemas, experto en salud computacional y digital, físico, amante de los aguacates y emprendedor, no siempre en ese orden.
Posteado el 24 de enero 2024.
