No más atracos a nuestro uso del tiempo. En lugar de eso, implemente estas cuatro mejores prácticas
Todos tenemos diferentes características y habilidades, pero todos tenemos la misma cantidad de tiempo durante el día. Es por ello que el tiempo se somete a ser el gran ecualizador. Así que si en realidad quisieras adelantarte, enfócate en las mejores prácticas para el manejo del tiempo y lograr horas bien empleadas.
Hay galerías de atracos al uso del tiempo. Pero no estoy interesada en un sistema en específico – todos somos únicos y tenemos necesidades diferentes. En lugar de eso, ofrezco mi interpretación de lo que sugieren las investigaciones en ciencias sociales, que son las cuatro mejores prácticas dominantes y universales, para el manejo del tiempo.
Antes de delimitar las cuatro prácticas, es importante primero entender la meta final del manejo del tiempo. La evidencia meta-analítica (basada en el estudio de varios estudios) sugieren que el impacto en el manejo del tiempo en el desempeño, es débil. ¿Entonces por qué hacerlo? Porque el manejo del tiempo está fuertemente asociado con presentar indicadores de bienestar, tales como el estrés, la satisfacción personal y el balance en la vida laboral. El manejo del tiempo puede ayudarnos a mantenernos productivos sin esfuerzos innecesarios.
El filtrar es lo primero que sucede
Irónicamente, lo más importante que debes de hacer respecto al manejo del tiempo, no tiene que ver nada con el manejo de tu tiempo. No importa qué tan fantástico sea tu sistema de manejo del tiempo, o qué tan disciplinado tú seas, si dejas un montón de cosas al frente, nunca tendrás tiempo suficiente para hacer las de atrás. Es por eso que lo más importante que debes de hacer, es filtrar qué es lo que no pondrás en tu lista del calendario.
Pregunta por detalles. Nunca te comprometas a una tarea, proyecto o sociedad totalmente. ¿Cuánto tiempo llevará? ¿Hay alguna fecha límite o de entrega o será algo para siempre? Pensar en estas preguntas nos asegurará que esto es una valiosa inversión de tu tiempo.
Di no. Evalúa si esas iniciativas coinciden con tus metas. Si no estás seguro, haz un calendario con una fecha tardía para volver a revisarlo. Si la tarea o evento involucra a otros, sé honesto, no hay nada malo con un profesional “no gracias”. Es mejor a que la relación se ponga rara.
Disponibilidad: Sé transparente con otros sobre cuánto tiempo tienes tú disponible y cuánto tiempo estás dispuesto a comprometerte. También, intenta descubrir si estarás asignado a un lugar de trabajo. ¿Tienen el mismo sentido de urgencia? ¿Qué tan seguido tendrás que reportarte?
Quédate dentro del sistema
Las mayorías de las sugerencias del manejo del tiempo dan vuelta alrededor de tener un sistema específico en el lugar. Mantén en mente que no es el sistema el que ayuda, pero los hábitos que el sistema refuerza.
No dejes que nada se caiga por las fallas. El tener un sistema de tareas y un calendario está muy bien, pero no es suficiente. Nada y todo entra en tu mente -ideas, notas, retroalimentación, etc.- necesito ir dentro del sistema. Estos elementos diversos suelen ser aleatorios y caóticos. Gasta tiempo traduciéndolos y organizándolos, de forma que puedan ser incorporados en tu lista de tareas y agenda.
Reconciliaciones regularmente agendadas: Una vez que tú tengas un sistema, el siguiente paso es reconciliar todo regularmente en tu sistema. La mayoría de la gente hace esto diario, pero también ayuda hacerlo semanalmente, mensualmente y anualmente para asegurarse que estás priorizando basándote en cómo se han ido dando las cosas. Cuando lo hagas, asegúrate de hacer el escrutinio de todo. Refresca las tareas de forma que sean más relevantes y no las pases mecánicamente para una fecha posterior.
Prioriza primero, actúa después
Somos muy buenos en poner cosas en nuestro sistema, pero somos muy malos en priorizar de qué está en el sistema. Aunque muchos esquemas de priorización están expuestos, talvez lo más atemporal es la urgencia e importancia de una infraestructura. Esto dirige a cuatro escenarios posibles:
No es Urgente- No es Importante: No lo hagas. Es mejor deshacerte de una tarea de tu lista y cambies a hacer algo importante, en lugar de terminar una tarea que no sea importante.
Urgente- No Importante: Intenta no hacerlo. Delega a otros o déjaselos a esas personas que te están obligando a hacerlo. Ten en mente que, aunque no sea importante para ti, pero ha de ser importante de ellos, pisa ligero.
Urgente – Importante: Hazlo ahora. La clave es asegurarte de que en efecto es importante.
No es Urgente – Importante: Haz tiempo para hacerlo. Mas seguido que nada, estas son tareas de pensamiento profundo, que nunca encontramos tiempo para realizar. De forma interesante, también hay otras tareas que están probablemente en nuestro mejor interés a largo plazo. Encuentra el tiempo para hacer que suceda.
Sé estratégico al ser un administrador o un creador.
Una forma de asegurarte de que estás usando tu tiempo de forma inteligente, es poner atención a las diferencias entre un administrador y un creador.
Administrador: Cuando estás en modo Administrador: a) Tú estás hablando, resolviendo problemas y pensando rápidamente. B) Eres más productivo cuando distribuyes tu tiempo en unidades de 5 a 15 minutos. C) Tu estado ideal de consciencia es mindfulness (amplia; atención en el momento presente) y d) El costo de estar en reuniones, es bajo.
Creador: Cuando estás en modo creador a) Estás solo, creando y pensando lentamente, b) Eres más productivo cuando distribuyes tus tiempos en unidades de 2 a 4 horas, c) Tu estado de consciencia ideal es fluido (Estrecho, atención en el momento presente), y d) El costo de estar en una junta, es alto.
No disponible: Cuando uno genera el tiempo para actuar como un creador, hay muchos mecanismos para hacer que tú estés no disponible. Sin asistentes de oficina, apagando las alertas de textos, poniendo señales de puerta cerrada, etc. Piensa estratégicamente, experimenta y comunícate con colegas (o familia) para explicar por qué no puedes distraerte.
Ten cuidado con las herramientas para agendar en línea: Cuando planees tiempo para estar en modo administrador, sé estratégico en cómo organizas tus reuniones. Si el tiempo es dinero, agendar las reuniones es una negociación, y la meta es ganar. En lugar de dar tu horario a través de las aplicaciones, dile a la otra gente cuándo los quieres ver. Esto asegurará que manejes el tiempo y energía de forma que te permita ser más productivo.
Ten en mente que intentar diferentes sistemas está bien, pero la llave es el desarrollo de buenos hábitos, que te permitan mantenerte en la cima de las cosas a largo plazo. Enfócate en filtrar lo que tienes en frente, quedándote en un solo sistema, priorizando regularmente, y siendo estratégico con tu tiempo de organizador y de creador.
Ph. D. Scott Dust
Fuente original: Four Ways to Improve Your Time Management | Psychology Today
